ADM.271.10.2023

Zapytanie ofertowe

Dom Pomocy Społecznej w Gródku zaprasza do złożenia oferty cenowej na dostawy produktów mleczarskich do Domu Pomocy Społecznej w Gródku w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł. netto, na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.). Nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu zamówień publicznych udzielanych w Domu Pomocy Społecznej w Gródku wprowadzonego Zarządzeniem nr 1/2021 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Gródku z dnia 04.01.2021 r. oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.).

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego

Dom Pomocy Społecznej w Gródku, 26-720 Policzna, Gródek 26  tel. 486770029,

 e-mail: sekretariat@dps.zwolenpowiat.pl,  REGON 000827113,  NIP 811-12-73-372

2. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy produktów mleczarskich (kod CPV: 15500000-3) do Domu Pomocy Społecznej w Gródku.
2. Szczegółowy wykaz zamawianego asortymentu ujęty został w formularzu ofertowo-cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
3. Zaproponowane w ofercie ceny będą stałe przez cały okres trwania umowy.
4. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie się odbywać na podstawie bieżących zamówień magazyniera w formie pisemnej e-mailem lub telefonicznie. Wykonawca winien posiadać czynny adres poczty elektronicznej, który wskaże Zamawiającemu w formularzu ofertowym.
5. Produkty mleczarskie muszą być dostarczane w oryginalnych, nienaruszonych opakowaniach zawierających oznaczenia fabryczne tzn. rodzaj, nazwę wyrobu, ilość, termin przydatności do spożycia, nazwę i adres producenta, temperaturę przechowywania, % tłuszczu. Zamawiający wymaga, aby mleko pakowane było w worki foliowe 5 l, bez kartonów. Mleko musi być cieczą jednorodną, o barwie białej z kremowym odcieniem, bez postoju śmietanki, o zapachu świeżym i naturalnym, bez obcych smaków i zapachów. Do zamawiającego towar musi być dostarczony w początkowym terminie przydatności do spożycia. Towar musi być świeży, najwyższej jakości, przewożony zgodnie z przepisami sanitarno-epidemiologicznymi, wymaganiami GMP, GHP oraz systemu HACCP. Każdy samochód, którym będzie dostarczana żywność musi posiadać decyzję Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego stwierdzającą spełnianie warunków do higienicznego przewozu określonych produktów spożywczych.
6. Wykonawca dostarczy produkt spełniający wymogi określone w zapytaniu i wytworzony zgodnie z obowiązującymi przepisami w szczególności takimi jak:

- Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t. j. Dz.U. z 2023r. poz. 1448),

- Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 grudnia 2014r. w sprawie znakowania poszczególnych rodzajów środków spożywczych (Dz. U. z 2015r. poz. 29 ze zm.).

1. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień częściowych.
2. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.

3. Termin wykonania zamówienia i ustalenia dodatkowe

1. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2024r.
2. Dostawy produktów mleczarskich odbywać się będą sukcesywnie, w ilościach zgłaszanych telefonicznie lub pisemnie przez DPS w terminie do 2 dni od chwili zgłoszenia w godz. od 6⁰⁰ do 13⁰⁰ w każdy poniedziałek, środę i piątek.
3. Dostawa towarów odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy.
4. Zapłata należności za dostarczony towar następować będzie w terminie 30 dni od dnia otrzymania faktury VAT.

4. Opis warunków udziału w postępowaniu

W postępowaniu może wziąć udział Wykonawca, który:

a) posiada uprawnienia lub kompetencje do wykonywania określonej działalności zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów;

b) posiada niezbędne zdolności techniczne lub zawodowe;

c)  znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zadania.

5. Dokumenty, jakie wykonawca powinien załączyć do oferty

1. Wypełniony i podpisany przez wykonawcę formularz ofertowo-cenowy (zał. nr 1),
2. Pełnomocnictwo do podpisania oferty składa wykonawca, jeżeli oferta podpisana zostanie przez inne osoby niż wynika to z dokumentów rejestrowych.

6. Sposób porozumiewania się

1. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Zamawiającego lub drogą elektroniczną (e-mailem) na adres sekretariat@dps.zwolenpowiat.pl. 
2. Jeżeli Wykonawca lub Zamawiający przekazuje oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
3. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktu z wykonawcami jest:

Renata Szlachcic, Ewelina Czapla – sekretariat@dps.zwolenpowiat.pl

7. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
2. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności, w formie pisemnej zapewniającej jej czytelność w języku polskim, na kolejno ponumerowanych zapisanych stronach.
3. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy sporządzić według wzoru formularza ofertowo-cenowego przekazanego przez Zamawiającego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania. Zamawiający zamieszcza wzór formularza ofertowo-cenowego w formacie pdf oraz – pomocniczo - w wersji edytowalnej. Wykonawcy nie wolno dokonać żadnych zmian merytorycznych we wzorze druku oferty, opracowanego przez Zamawiającego. Przed przesłaniem oferty do Zamawiającego zaleca się sprawdzenie pozycji i ilości z wzorem formularza ofertowo-cenowego w pdf.
4. Wykonawca, przygotowując ofertę, stosuje stawkę podatku VAT obowiązującą na dzień sporządzenia oferty.
5. Wszelkie miejsca, w których oferent naniósł zmiany powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
6. Oferta musi zawierać wszystkie wyszczególnione przez Zamawiającego pozycje.
7. Oferta winna być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do występowania i reprezentacji w imieniu Wykonawcy wskazane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo Krajowym Rejestrze Sadowym. Nieprawidłowy podpis będzie skutkował odrzuceniem oferty.
8. W przypadku składania podpisów przez wyznaczonego pełnomocnika, pełnomocnictwo należy załączyć do oferty o ile to nie wynika z innych załączonych przez Wykonawcę dokumentów.
9. Podpisy na ofercie powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką. Dopuszcza się podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

9. Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać pocztą na adres: Gródek 26, 26–720 Policzna lub przesłać e-mailem w formie skanu na adres sekretariat@dps.zwolenpowiat.pl w terminie do dnia 29.12.2023r. do godz. 8⁰⁰.
2. W przypadku złożenia oferty drogą elektroniczną ofertę należy przesłać w PLIKU ZASZYFROWANYM. Hasło do otwarcia pliku należy przesłać e-mailem w dniu 29.12.2023 r. w godz. 8⁰¹ – 8¹⁵. Złożenie oferty niezaszyfrowanej skutkować będzie jej odrzuceniem.
3. W przypadku złożenia oferty w formie papierowej ofertę należy złożyć w nieprzeźroczystej i zabezpieczonej przed otwarciem kopercie i oznaczyć:

Dom Pomocy Społecznej, Gródek 26, 26-720 Policzna

„Zapytanie ofertowe na dostawy produktów mleczarskich”

nie otwierać do dnia 29.12.2023r. do godz. 8¹⁵”.

1. Oferta złożona lub przysłana po terminie będzie zwrócona bez otwierania.

10. Opis sposobu obliczania ceny

1. Cenę oferty należy podać w "Formularzu ofertowo-cenowym" w oparciu o zawartą w nim tabelę (załącznik nr 1 do zapytania).
2. Opis sposobu obliczania ceny oferty

- cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich (PLN) cyfrowo i słownie,

- cena podana w ofercie powinna być wyliczona z uwzględnieniem wszystkich kosztów, upustów, rabatów wraz z podatkiem VAT (cena brutto), ze wszystkimi pochodnymi, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

1. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
2. Cena podana w ofercie powinna być ceną kompletną, jednoznaczną i ostateczną. Zaproponowane w ofercie ceny będą stałe  przez cały okres trwania umowy. 

11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena 100%.

cena brutto najtańszej oferty

Cena =  ----------------------------------------   x  100pkt

cena brutto oferty badanej

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma łącznie największą ilość punktów.

2. Obliczenie ceny ofert będzie dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnienia treści złożonych przez nich ofert.

Zamawiający poprawia w treści ofert oczywiste omyłki pisarskie i omyłki rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

12. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy

1. W związku z obowiązującą od 01.01.2017r. centralizacją rozliczeń podatkowych stroną zawieranych umów będzie: Powiat Zwoleński, ul. Wł. Jagiełły 4, 26 – 700 Zwoleń, NIP 8111766100 reprezentowany przez Monikę Cygan – Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Gródku, Gródek 26, 26 – 720 Policzna.
2. Istotne postanowienia umowy zawiera wzór umowy załącznik nr 2 do zapytania.

13. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO, informujemy, że:

1. Administratorem Pana/i danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Gródku, Gródek 26, 26-720 Policzna, tel. 48 6770029.
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może Pan/i kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl.
3. Pana/i dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z danym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Dane osobowe nie będą przekazywane żadnym odbiorcom, w tym do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu określonego w pkt. 3 z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym archiwalnych. 

Posiada Pan/i prawo dostępu do danych osobowych Pana/i dotyczących, prawo do sprostowania Pana/i danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawa Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników), prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Nie przysługuje Panu/i w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO ani prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pana/i danych osobowych jest art. 6 ust. lit. c RODO. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

1. Ma Pan/i prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów RODO tj. Prezesa Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
2. Obowiązek podania przez Pana/ią danych osobowych bezpośrednio Pana/i dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Pana/i dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Domu Pomocy Społecznej w Gródku do zawarcia umowy. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

Podpisała:

           Monika Cygan

Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Gródku